아파트 등 공동주택의 관리주체(관리사무소, 입주자대표회의 등)는 「공동주택관리법」 등에 따라 장기수선충당금을 적립하고, 실제 사용 내역을 입주민들에게 투명하게 공개해야 합니다. 이를 위해 “장기수선충당금 적립 및 사용현황(내역)”을 작성·공개하는데, 일반적으로 다음과 같은 절차와 항목을 포함하여 작성합니다.
1. 장기수선충당금의 개념 및 근거
- 장기수선충당금: 공동주택의 주요 시설(옥상방수, 승강기, 급배수관 등) 보수·교체 등 장기적인 수선에 대비하여 적립하는 법정 준비금
- 법적 근거: 「공동주택관리법」 및 시행령·시행규칙, 「주택법」 등에서 장기수선충당금의 적립·사용 근거와 절차, 공개 의무 규정
2. 작성 시 유의사항
- 투명성·정확성: 입주민과 관련 기관(지자체 등)에서 확인할 수 있도록 투명하고 명확하게 작성
- 별도 계좌 운용: 일반 관리비 계좌와 별도로 장기수선충당금 계좌를 운용하며, 입출금 내역을 체계적으로 관리
- 장기수선계획 준수: 계획에 따라 사용해야 하며, 관리주체 단독으로 임의 사용 불가 (입주자대표회의 의결 등 필요)
- 정기공개 의무: 매년(또는 분기·반기 등) 일정 주기로 적립 및 사용 내역을 결산하여 입주민에게 공지
3. 장기수선충당금 적립 및 사용현황 서식(예시)
아래는 일반적으로 사용하는 서식의 예시입니다(관리사무소나 지자체 지침에 따라 일부 항목이 다를 수 있음).
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공동주택 명 : ○○아파트
관리주체 : ○○관리사무소(또는 입주자대표회의)
작성 기간 : 20XX년 ○월 ~ 20XX년 ○월
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1) 전기이월액(기초잔액) : 원
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2) 당기 적립 내역
- 날짜 적립금액 적립사유(근거)
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20XX-XX-XX X,XXX,XXX (예: 관리비 고지에 포함된 충당금 적립액)
20XX-XX-XX X,XXX,XXX ...
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당기 적립 합계 : 원
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3) 당기 사용 내역
- 날짜 사용금액 사용사유(수선 항목) 결의 근거(회의록 등)
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20XX-XX-XX X,XXX,XXX (예: 옥상 방수공사) 제X회 입주자대표회의 의결
20XX-XX-XX X,XXX,XXX (예: 승강기 교체 보수) 제X회 입주자대표회의 의결
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당기 사용 합계 : 원
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4) 당기 잔액 (2) - (3) + (1) = XXXXXXXX 원
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5) 기타 사항
- 공사 입찰방법, 계약 내용, 시공사 명, 공사 기간 등 상세내역 기재
- 다음연도(차기) 장기수선계획과 연계 여부 기재
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작성자 : (관리소장 또는 담당자) 확인 : (입주자대표회의 회장)
4. 항목별 작성 방법
- 전기이월액(기초잔액)
- 이전 회계연도(또는 직전 결산 시점) 기준으로 남아 있던 장기수선충당금 잔액을 기재합니다.
- 당기 적립 내역
- 해당 기간(예: 1년) 동안 부과된 관리비 중 ‘장기수선충당금’으로 적립된 금액과 적립 일자를 구체적으로 기재합니다.
- 적립 사유에는 “정기 적립(관리비 청구분)”이 가장 일반적이며, 기타 특별 적립 사유가 있다면 구체적으로 기재합니다.
- 당기 사용 내역
- 실제 장기수선충당금을 사용한 날짜, 사용금액, 사용 용도(수선·교체 항목), 사용 근거(입주자대표회의 의결 회의록 번호 등)를 기록합니다.
- 공사·보수내용이 여러 항목이면 세부 공사내역, 계약방법(입찰·수의계약 등)도 함께 기술하는 것이 좋습니다.
- 당기 잔액 계산
- 전기(이월)잔액 + 당기 적립금 – 당기 사용금액 = 현재 잔액
- 장부상의 잔액과 실제 계좌 잔액(통장 잔고)이 일치해야 하며, 다를 경우 그 사유를 밝혀야 합니다.
- 기타 사항(선택 항목)
- 공사 세부내역: 시공사 선정 방법, 계약 금액, 공사 기간, 품질 검사 결과 등 구체적인 정보를 기재하면 입주민에게 신뢰도를 높일 수 있습니다.
- 장기수선계획과 연계: 공동주택은 최소 3년마다 장기수선계획을 재검토해야 하므로, 이번 보수가 향후 계획에 반영되었는지, 추가로 필요한 공사 항목은 무엇인지 등을 기입합니다.
5. 작성 후 보고·공개 절차
- 입주자대표회의 보고
- 관리사무소(또는 주택관리업자)는 작성된 내역을 입주자대표회의에 보고하여 확인·승인을 받습니다.
- 예산·결산 총회나 정기회의 등 공인된 자리에서 공식적으로 승인받는 절차를 거칩니다.
- 입주민 공개
- 승인된 내역은 게시판(오프라인) 및 아파트 홈페이지·K-apt(공동주택관리정보시스템) 등에 게재하여 모든 입주민이 열람할 수 있도록 합니다.
- 입주민이 요청할 경우 내역서 사본을 제공할 수 있도록 준비합니다.
- 지자체 보고(필요 시)
- 「공동주택관리법」 등에 따라 일정 규모 이상의 공동주택은 지자체에 관리비 등을 보고해야 할 의무가 있으므로, 장기수선충당금에 대한 적립·사용 내역도 포함하여 보고하는 경우가 있습니다.
6. Tip & Check Point
- 예치 계좌 분리
- 장기수선충당금은 일반 운영비(관리비) 계좌와 분리하여 관리하는 것이 원칙입니다. 통장 사본과 내역을 대비하여 언제든 확인할 수 있어야 합니다.
- 정산 오류 방지
- 적립액과 사용액을 월별·분기별로 상세히 기록하여 연도 말(또는 반기/분기 종료 시점)에 혼동이 없도록 합니다.
- 회계감사 의무
- 필요 시 외부 회계감사(특히 일정 세대수 이상의 대단지 아파트)는 필수이므로, 회계감사 대비 자료(계약서, 영수증, 세금계산서, 결의서 등)도 같이 보관합니다.
- 입주민 협조와 소통
- 장기수선충당금 사용은 민감한 사안이 될 수 있으므로, 입주자대표회의(또는 관리 주체)는 적립 및 사용계획을 미리 안내하고, 투명한 공개로 불필요한 분쟁을 예방하는 것이 중요합니다.
결론
장기수선충당금 적립 및 사용현황 작성은 공동주택의 장기적·안정적 관리와 입주민 신뢰 확보에 필수적입니다.
- 정확한 기초잔액, 적립 내역, 사용 내역, 잔액을 빠짐없이 기록
- **적법한 절차(입주자대표회의 의결 등)**를 준수
- 투명한 공개를 통해 분쟁을 예방하고 쾌적한 주거환경을 유지
위 절차와 항목을 준수하여 작성·공개하면, 관리주체로서 책임을 다하고 입주민들의 신뢰를 얻을 수 있습니다.